MICROSOFT OFFICE OUTLOK 2007

5 Mar

 PENGENALAN OUTLOOK 

Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi. Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office. Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebelum menggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama dari Outlook

Bagian-bagian dari Outlook sbb
Folder List 
Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders. 
Toolbar 
Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti “New Mail Message“, “Print“, dan”Print Preview“. 
Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita. 
Status Bar 
Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada. 
Outlook Bar 
Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook, seperti Calendar, Contacts, and Tasks.

Outlook untuk pengelolaan email                                                                        Bagi anda pemilik Google Acount Email di Gmail.com manfaakan fasilitas POP/IMAP yang telah disediakan  Google ini dimana anda dapat membuka sekaligus membaca email  anda secara offline pada software pembaca email sebagai misal Microsoft Outlook 200.(lumayan untuk menghemat pulsa). Dan bagi anda yang belum memiliki account diGmail
Ingin tahu caranya baca email secara offline ikuti langkah-langkahnya :
Langkah Pertama :
  1. Buka Gmail dengan ID dan Pasword anda
  2. Klik Tab Pengaturan/Setting letaknya disebelah kanan nama acount anda
  3. Klik Tab Forward POP/IMAP
  4. Beri tanda pada cek box disebelah kalimat Non aktifkan penerusan
  5. Beri tanda juga pada cek box disebelah kalimat aktifkan IMAP
  6. Klik Tab Simpan perubahan
  7. Dan bila sukses akan muncul kalimat Preference anda telah disimpan
Langkah Kedua :
  1. Buka Microsoft Outlook 2007 yang letaknya di folder Microsoft Office pada kumpulan All Program di PC/Laptop anda
  2. Klik Tab Tool yang letaknya di atas kiri
  3. Setelah terbuka cari tulisan Account Setting
  4. Muncul Window pop up baru dan klik Tab Email
  5. Kemudian klik tab email (letaknya di bawah tab email tadi)
  6. Muncul Window pop up baru dan beri tanda pada cek box sebelah kalimat Microsoft Exchange, POP3,IMAP, or HTTP
  7. Kemudian Klik next
  8. Isi diminta Your name, Email Address (tentunya diisi alamat Gmail anda),Pasword dan Retype Pasword
  9. Klik next
  10. Micorosft Outlook langsung bekerja secara on-line untuk mencari server google
  11. Hasil koneksi internet ini akan muncul tanda cek sukses di Microsoft Outlook
  12. Selesai.
Langkah Ketiga :
Mulai saat ini anda mau membuka dan mengirim email cukup dengan membuka Microsoft Outlook 2007 milik anda dan selamat menikmati.

Membaca Email 

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook. 

Membaca File Attachment 
Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan di beri tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka fileattachment lakukan langkah berikut : 
1. Buka pesan/mail message. 
2. Akan ada icon dengan nama file di body text. 
3. Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya. 

Menyimpan file attachment. 
1. Sorot file attachment 
2. Klik menu File – kemudian Save attachment. 
3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.

 Membuat Sub Folder pada Inbox. 

Mengelompokkan email dan menempatkannya pada folder tertentu hal ini dapat dilakukan dengan membuat folder baru di dalam folder Inbox. 
Lakukan langkah berikut : 
1. Pada folder Inbox klik File 
2. Pilih New – pilih Folder 
3. Ketik nama folder pada kolom yang tersedia. 

Menggunakan “Message Rule” 
Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam, pornografi, dsb). 
Mensetting Message Rule langkah-langkah berikut : 
1. Pada folder Inbox klik menu Tools 
2. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”) 
3. Klik tombol New 
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksaemail begitu tiba. 
5. Klik Next 
6. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the sender’s address” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim. 
7. Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah. 
8. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin) 
9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan email ke folder tertentu) 
10. Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook 
11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder). 
12. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi 
13. Klik Finish       

Memblokir suatu email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornographi, dsb)langkah-langkah berikut : 
1. Pada folder Inbox klik Tools 
2. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”) 
3. Klik tombol New 
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksaemail begitu tiba. 
5. Klik Next 
6. Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan) 
7. Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok. 
8. Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba ) 
9. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi. 
10. Klik Finish 

Membuat/mengirim Email 
Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut: 
1. Pada folder Inbox, klik menu File 
2. Sorot New 
3. Klik menu Mail Message 

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb: 
• To: tujuan standar pengalamatan pesan. 
• Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To. 
• Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2(Bcc). 

Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut : 
1. Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc). 
2. Pada kolom “Show Names From The :” , pastikan address list yg benar telah dipilih, klik tanda panah down untuk memilih. 
3. Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda dapat memilihl Lebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb. 

1. Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Messagedengan alamatemail yang telah dipilih tadi. 
2. Masukkan text pada halaman isian pesan 
3. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim.. 

 Pemakaian Group 
Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu Group daripada menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab selanjutnya. Untukmengirim ke Group lakukan langkah berikut : 
1. Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book. 
2. Pada kolom “Show Names from the : “ pilih All Groups ( atau ditempat mana anda membuat groups). 
3. Klik Ok dan Send 

Mengirim Attachments ( file lampiran) 
Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet, lakukan langkah berikut: 
1. Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya. 
2. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar. 
3. Klik File. 
4. Cari file yang ingin anda sertakan. 
5. Dobel klik pada file yang akan disertakan 

Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan. 

Out Of Office Assistant 
Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan keorang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut : 
1. Klick Tools pada toolbar. 
2. Klik Out Of Office Assistant. 
3. Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah “I am currentlyout of the office” dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia. 
4. Klik tombol OK.
2.10. Forward ( Meneruskan ) Pesan 

Menyampaikan/meneruskan pesan                                                                              langkah- langkah berikut : 
1. Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain. 
2. Klik tombol Forward . Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jikadiinginkan. 
3. Setelah selesai, klik Send. 

Pemakaian Signature 
Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut: 
1. Pada Outlook klik menu Tools 
2. Pilih Options 
3. Pilih Mail Format ( ada di atas ) 
4. Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature” 
5. Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda. 
6. Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilih warna dan bentuk dari font. 
7. Klik Finish 

Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerima dapat mengenal identitas 
pengirim. 

Pengolahan personal addres book/alamat email
Outlook menyediakan fasilitas Address Book untuk mengelola semua alamat email yang ada,mengelompokkannnya secara personal maupun dalam beberapa Group. 
Personal Address Book berisi alamat e-mail beserta informasi atau data-data dari orang yang ingin Anda simpan. Untuk membuka Personal Addres Book lakukan langkah berikut : 
1. Klik menu “Tools” pada toolbar. 
2. Klik “Address Book“. 
Secara otomatis (default) akan menampilkan “Global Address List” yang berisi alamat e-mail yang telah terdaftar. 

Menambah alamat email ke Outlook Address Book : 
Untuk menambah alamat email ke Outlook Address Book, lakukan langkah berikut : 
1. Klik tanda panah dibawah “Show Names from the:” pilih Outlook Address Book 
2. Klik File. 
3. Klik New Entry. 
4. Pilih New Contact from the list and klik “OK“. 
5. Pada isian Full Name, ketik nama lengkap. 
6. Pada isian Email : ketik alamat lengkap e-mail orang tersebut. 
Contoh : hrn1328@yahoo.com 
Setelah itu klik tombol “Save and Close“. 
Anda juga dapat menambah informasi lain tentang user tersebut, seperti alamat, no telp, perusahaan, dan lain-lain 

Setting email yahoo dan gmail di microsoft outlook express

 Outlook Express adalah sebuah program email client dari
Microsoft yang sangat terkenal. Outlook Express baiasanya digunakan untuk menerima dan mengirim email di
rumah atau di kantor. Hanya saja kita perlu mengetahui konfigurasi POP server dan
SMTP server dari email server yang kita gunakan, agar bisa kita set di Outlook
nantinya. Kalau untuk email-email ‘kantor’ yang mempunyai domain sendiri misalnya:
emailku@namaperusahaan.com , tentunya sudah bukan masalah lagi, karena sudah
tersedia informasi seputar POP server, SMTP Server yang bisa digunakan untuk
melakukan setting di Outlook, lagipula biasanya sudah di handle oleh orang IT nya..
Nah, kalau anda ingin email yahoo atau Gmail anda di baca lewat Outlook, itu juga bisa
dilakukan sendiri.  Silahkan ikuti tutorial singkat di bawah ini.

Setting Outlook untuk Yahoo! mail
1.Pastikan account anda adalah account yahoo lokal contoh:useranda@yahoo.co.id
(penting), bukan yang yahoo.com, untuk yg yahoo.com harus ada tambahan
software sebagai gatewaynya namanya YPops.
2.Login ke Yahoo mail anda, klik ‘Opsi’ yang ada di pojok kanan atas, lalu klik ‘akses
penerusan surat’, lalu cheklist bagian ‘Akses Web & POP’, lalu klik ’simpan’.
3.Buka Outlook Express, Klik Tool -> Accounts -> Mail – lalu klik Add -> mail untuk
membuat account.
4.Masukkan nama anda, nama ini akan digunakan sebagai nama pengirim di setiap
email yg anda kirim.
5.Masukkan alamat email yahoo anda. ingat, yg .co.id bukan yang .com
6.Isi Incoming mail… dengan : pop.mail.yahoo.com
7.Isi Outgoing mail… dengan : smtp.mail.yahoo.com, klik NEXT.
8.Account Name : isi dengan Yahoo ID anda tanpa embel-embel @yahoo.co.id
(cukup yahoo ID nya saja). contoh : email address=tejo@yahoo.co.id -> berarti
yahoo ID nya = tejo.
9.Masukkan password yahoo anda, dan checklist bagian ‘remember password’. Klik
NEXT, dan FINISH.
10.Pilih Account yg baru saja anda buat, lalu klik properties. Pilih Tab ‘Servers’ dan
checklist bagian ‘My server requires authentication’
11.Klik OK. (Done.. )
Sekarang, coba klik Send/Receive untuk mendownload email atau men-check apakah
ada email yg masuk atau tidak.

Setting Outlook untuk Gmail :
1.Aktifkan settingan POP di Gmail anda.
2.Buka Outlook Express
3.Isi Incoming mail… dengan : pop.gmail.com
4.Isi Outgoing mail… dengan : smtp.gmail.com
5.Isi account name dengan alamat email lengkap dengan embel-embel @gmail.com
contoh : tejo@gmail.com
6.Klik Tool -> Accounts -> Mail. Pilih Account anda lalu klik Properties
7.Pilih bagian Advanced.
8.Isi kolom Outgoing…(SMTP) = 465 dan checklist “This server…(SSL)”
9.Isi kolom Incoming…(POP3) = 995 dan checklist “This server…(SSL)”
10.Pilih Account yg baru saja anda buat, lalu klik properties. Pilih Tab ‘Servers’ dan
checklist bagian ‘My server requires authentication’
11.Klik OK. (Done.. )

Membuat Template Email 
1. Klik pada menu Tools, kemudian klik pada Pilihan. Klik pada tab Mail Format 
2. Hapus tanda centang pada kotak yang bertuliskan USE MICROSOFT OFFICE WORD 2003 UNTUK PESAN EDIT EMAIL. Klik berlaku dan kemudian ok. 
3. Klik File di bagian atas halaman, kemudian Baru dan Mail pesan. Anda juga dapat membuat pesan email baru dengan mengklik tombol Mail pesan baaru pada toolbar di bagian atas layar. 
4. Setelah pesan mail baru terbuka, ketik di baris subjek dan menulis konten Anda. Pastikan untuk meninggalkan ruang untuk teks atau foto Anda akan menambahkan nanti. Klik File, Save As. Dalam daftar Save as tipe, pilih Prospek templet kemudian klik SAVE. 
5. Untuk mengembalikan Microsoft Word sebagai editor pesan, klik pada Pilihan, Tools, Format mail, kemudian klik pada kotak centang yang bertuliskan USE MICROSOFT OFFICE WORD 2003 UNTUK PESAN EDIT EMAIL. Klik berlaku dan kemudian ok. 

Menulis Pesan Menggunakan Template 
1. Dari Outlook Inboox, klik menu Tools. Point untuk bentk dan klik pada memilih formulir. 
2. Pada kotak dialog formulir memilih, klik di lihat di menu drop-down dan pilih templates pengguna dalam sistem file . Pilih template dan klik open 
3. Mengedit atau menambahkan teks yang diperlukan, warna atau grafis ke email Anda dan klik pada tombol kirim. 

Petunjuk: 

Cobalah untuk membiasakan memilih template email yang sama untuk jenis tertentu korespondensi. Jika Anda melakukannya, orang akan langsung mengidentifikasi dengan isi email hanya dengan cara yang terlihat. 

Cobalah untuk tidak menempatkan nama orang tertentu di judul template – Anda akan mungkin akan menggunakan template untuk banyak orang yang berbeda. 

berbagai sumber 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: